Modelo 145: Guía Completa sobre Comunicación de Datos al Pagador en España

Tiempo de lectura: 12 minutos

Índice de contenidos

• ¿Qué es el Modelo 145 y por qué es importante?
• Obligatoriedad y plazos para su presentación
• Cómo rellenar correctamente el Modelo 145
• Situaciones especiales y casos particulares
• Errores comunes y cómo evitarlos
• Consecuencias de no presentar el Modelo 145
• Novedades y cambios recientes
• Próximos pasos: Optimizando tu gestión fiscal
• Preguntas frecuentes

¿Qué es el Modelo 145 y por qué es importante?

El Modelo 145 es un formulario oficial de la Agencia Tributaria española mediante el cual los trabajadores y pensionistas comunican a sus pagadores (empleadores o entidades) los datos personales y familiares relevantes para determinar correctamente el tipo de retención aplicable a sus rendimientos del trabajo.

¿Alguna vez te has preguntado por qué de tu nómina se descuenta una cantidad específica y no otra? Aquí está la respuesta: el Modelo 145 es el instrumento que permite ajustar ese porcentaje de retención a tu situación personal real.

Este documento no es una declaración tributaria en sí misma, sino una comunicación entre el perceptor de rentas (trabajador/pensionista) y el pagador (empresa/entidad) que tiene implicaciones directas en el cálculo del IRPF que se retiene mensualmente.

Fundamento legal y marco normativo

El Modelo 145 se fundamenta principalmente en el artículo 88 del Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007), que establece la obligación de los contribuyentes de comunicar al pagador determinadas circunstancias personales y familiares que influyen en el cálculo de las retenciones.

«La correcta cumplimentación del Modelo 145 supone un ejercicio de responsabilidad fiscal que beneficia tanto al trabajador como a la Administración Tributaria, evitando regularizaciones posteriores innecesarias», señala María González, asesora fiscal especializada en tributación de personas físicas.

Diferencia entre el Modelo 145 y la declaración de la Renta

Es crucial entender que el Modelo 145 no sustituye a la declaración anual del IRPF. Mientras que la declaración de la Renta es un resumen anual de todos tus ingresos y situación fiscal, el Modelo 145 sirve específicamente para calcular las retenciones que tu empleador debe aplicar en cada nómina durante el año.

Característica	Modelo 145	Declaración de la Renta
Propósito principal	Calcular retenciones mensuales	Liquidar impuestos anuales
Destinatario	Empleador o pagador	Agencia Tributaria
Periodicidad	Al inicio de la relación laboral y cuando haya cambios	Anual (generalmente entre abril y junio)
Obligatoriedad	Obligatorio para determinados casos	Obligatorio según nivel de ingresos y situación
Consecuencia directa	Ajuste de retenciones mensuales	Pago final o devolución de impuestos

Obligatoriedad y plazos para su presentación

La presentación del Modelo 145 no siempre es obligatoria para todos los trabajadores. Sin embargo, existen situaciones específicas en las que su entrega es imprescindible si quieres que tu retención se ajuste correctamente a tu situación personal.

¿Quién debe presentar el Modelo 145?

Debes presentar el Modelo 145 en los siguientes casos:

• Al iniciar una relación laboral o cuando comienzas a percibir una pensión
• Cuando se producen cambios en tu situación personal o familiar que afecten a las retenciones (matrimonio, nacimiento de hijos, etc.)
• Si deseas comunicar circunstancias que impliquen una menor retención (hipoteca por vivienda habitual, descendientes, ascendientes)
• Cuando percibes rendimientos del trabajo inferiores a 22.000€ anuales de más de un pagador
• Si eres pensionista y deseas que se te aplique un tipo de retención mayor al que corresponde

Un caso práctico: Imagina que Laura, una trabajadora por cuenta ajena, acaba de tener su primer hijo. Si no comunica esta circunstancia a su empresa mediante el Modelo 145, seguirá teniendo la misma retención en su nómina, cuando realmente podría beneficiarse de una reducción por tener un descendiente a cargo.

Plazos de presentación

A diferencia de otros modelos tributarios, el Modelo 145 no tiene una fecha límite fija de presentación anual. Los momentos clave para su entrega son:

1. Al inicio de la relación laboral: Idealmente, debe entregarse durante los primeros días tras la incorporación.
2. Cuando ocurren cambios relevantes: Dispones de 10 días hábiles desde que se produce el cambio en tu situación personal o familiar.
3. Inicio de cada año natural: Aunque no es estrictamente obligatorio, es recomendable revisar y actualizar la información anualmente.

Cómo rellenar correctamente el Modelo 145

El Modelo 145 puede parecer sencillo a primera vista, pero contiene apartados específicos que requieren atención para evitar errores que puedan afectar al cálculo de tus retenciones.

Estructura del formulario

El Modelo 145 se divide en varios apartados principales:

1. Datos del perceptor: Información personal básica (NIF, nombre, etc.)
2. Situación familiar: Estado civil y datos del cónyuge si procede
3. Descendientes: Información sobre hijos y otros descendientes
4. Ascendientes: Datos sobre padres u otros ascendientes a cargo
5. Discapacidad: Grado de discapacidad propio o de familiares
6. Situación laboral: Tipo de contrato y otras circunstancias
7. Pagos por vivienda habitual: Información hipotecaria
8. Firma: Declaración de veracidad de los datos aportados

Aspectos clave a considerar

Al rellenar el Modelo 145, presta especial atención a:

• Descendientes con discapacidad: Se computan de manera especial, proporcionando mayores reducciones
• Convivencia y dependencia económica: Para incluir ascendientes o descendientes, deben cumplirse requisitos específicos de convivencia y/o dependencia económica
• Hipoteca anterior a 2013: Solo las adquiridas antes de esta fecha generan reducciones
• Movilidad geográfica: Si te has trasladado por motivos laborales, podrías beneficiarte de reducciones adicionales

Caso práctico: Carlos es un ingeniero que ha aceptado un puesto en otra ciudad, a más de 100 km de su residencia habitual. Al comunicar esta situación de «movilidad geográfica» en su Modelo 145, puede beneficiarse de un incremento del 2% en el porcentaje de gastos deducibles, lo que reducirá sus retenciones mensuales.

Guía paso a paso

1. Obtén el formulario: Descárgalo de la web de la Agencia Tributaria o solicítalo a tu departamento de RRHH
2. Completa tus datos personales: NIF, nombre completo y año fiscal
3. Indica tu situación familiar: Soltero, casado, etc.
4. Detalla datos de descendientes: Incluyendo fechas de nacimiento y grados de discapacidad si existen
5. Añade información sobre ascendientes: Si los tienes a tu cargo
6. Especifica situaciones de discapacidad: Tuya o de familiares
7. Informa sobre pagos por vivienda habitual: Particularmente importante si tienes hipoteca anterior a 2013
8. Revisa toda la información: Asegúrate de que todo es correcto
9. Firma y fecha el documento
10. Entrega a tu empleador: Conserva una copia como comprobante

Situaciones especiales y casos particulares

Existen circunstancias específicas que requieren una atención especial al completar el Modelo 145, ya que pueden tener un impacto significativo en tus retenciones mensuales.

Familias monoparentales

Si eres el único progenitor que convive con tus hijos y asumes su manutención, puedes aplicar el tratamiento fiscal más favorable en el Modelo 145. Para ello, debes marcar la casilla correspondiente a «familia monoparental» y detallar los datos de los descendientes.

Este supuesto permite aplicar el mínimo por descendientes en su totalidad, en lugar de repartirlo con otro progenitor, lo que reduce considerablemente la base para calcular el porcentaje de retención.

Múltiples pagadores y pensiones

Cuando recibes ingresos de varios pagadores (por ejemplo, dos empleos a tiempo parcial), debes ser especialmente cuidadoso con el Modelo 145. En estos casos:

• Puedes optar por comunicar a uno de los pagadores que aplique un porcentaje de retención superior al que le correspondería
• Es aconsejable analizar qué opción te resulta más beneficiosa: mayores retenciones mensuales o posible pago en la declaración anual
• En el caso de pensionistas que reciben más de una pensión, esta situación es particularmente relevante

Caso real: Marta trabaja a media jornada en dos empresas diferentes, percibiendo 9.000€ anuales de cada una. Si no comunica esta situación correctamente en sus respectivos Modelos 145, es probable que ambas empresas apliquen un porcentaje de retención muy bajo o incluso nulo, lo que podría derivar en una cuota a pagar considerable al realizar su declaración de la Renta.

Discapacidad reconocida

Las situaciones de discapacidad (propia o de familiares) tienen un impacto significativo en el cálculo de retenciones. En el Modelo 145 debes indicar:

• El grado de discapacidad (igual o superior al 33% o igual o superior al 65%)
• Si existe movilidad reducida
• Si se necesita ayuda de terceras personas

Errores comunes y cómo evitarlos

Completar incorrectamente el Modelo 145 puede derivar en retenciones inadecuadas y potenciales problemas fiscales. Estos son los errores más frecuentes y cómo puedes evitarlos.

Omisión de información relevante

Uno de los errores más habituales es no comunicar cambios significativos en nuestra situación personal o familiar. Por ejemplo:

• Nacimiento de hijos: Cada descendiente supone una reducción importante en la base para calcular retenciones
• Matrimonio o divorcio: Afecta directamente al tratamiento fiscal
• Cambios en la situación hipotecaria: Especialmente relevante en hipotecas anteriores a 2013

Para evitar este error, establece recordatorios anuales para revisar tu Modelo 145 y mantén informado a tu departamento de recursos humanos sobre cualquier cambio relevante.

Duplicidad de beneficios fiscales

Otro error común se produce cuando ambos progenitores aplican íntegramente beneficios fiscales por los mismos descendientes. La normativa establece que:

• En caso de convivencia, los beneficios fiscales por descendientes deben repartirse al 50%
• Solo en casos de familias monoparentales o cuando uno de los progenitores no obtiene rentas superiores a 1.800€ anuales, el otro puede aplicar el 100%

Caso práctico: Jorge y María, divorciados con custodia compartida de sus dos hijos, cometen un error frecuente cuando ambos indican en sus respectivos Modelos 145 que tienen a los niños a su cargo el 100% del tiempo. Esta duplicidad podría generar requerimientos de la Agencia Tributaria.

No actualizar el modelo tras cambios legislativos

Las leyes fiscales cambian con cierta frecuencia. Un error habitual es no revisar nuestro Modelo 145 tras modificaciones normativas importantes. Por ejemplo:

• La reforma fiscal de 2015 modificó sustancialmente los porcentajes de retención
• En 2023 se introdujeron cambios en el tratamiento de determinadas situaciones familiares

La solución es simple: consulta anualmente si ha habido cambios relevantes en la normativa fiscal y actualiza tu modelo en consecuencia.

Consecuencias de no presentar el Modelo 145

Aunque el Modelo 145 no es una declaración tributaria en sí misma, su omisión o incorrecta cumplimentación puede tener diversas consecuencias tanto inmediatas como a medio plazo.

Impacto económico inmediato

La principal consecuencia de no presentar el Modelo 145 o hacerlo incorrectamente es que se te aplicará un porcentaje de retención que no se ajusta a tu situación real:

• Retención excesiva: Si no comunicas circunstancias que reducirían tu tipo (hijos, discapacidad, etc.), cada mes tendrás menos liquidez. Aunque eventualmente recuperarás ese dinero con la declaración anual, habrás concedido un «préstamo sin intereses» a Hacienda
• Retención insuficiente: Si percibes ingresos de varios pagadores y no lo comunicas adecuadamente, podrías enfrentarte a una desagradable sorpresa al hacer la declaración de la Renta con una cantidad significativa a pagar

Ejemplo cuantificado: Ana, una trabajadora con un salario bruto de 30.000€ anuales, tuvo su primer hijo en enero pero no actualizó su Modelo 145. Esta omisión le supuso una retención mensual excesiva de aproximadamente 70€ (840€ anuales). Aunque recuperó ese importe con su declaración de la Renta, durante todo el año dispuso de menos ingresos mensuales.

Posibles contingencias con la Agencia Tributaria

Aunque el Modelo 145 se entrega al pagador y no directamente a la Agencia Tributaria, existen potenciales consecuencias administrativas:

• Los pagadores están obligados a conservar estos modelos y ponerlos a disposición de la Administración cuando sean requeridos
• En caso de inspección, la falta del Modelo 145 o su incorrecta cumplimentación podría derivar en sanciones para el pagador
• Las inconsistencias detectadas entre lo declarado en el Modelo 145 y la realidad podrían desencadenar comprobaciones adicionales sobre tu situación fiscal

Novedades y cambios recientes

El marco normativo que regula el Modelo 145 y las retenciones del IRPF experimenta actualizaciones periódicas. Conocer las más recientes es fundamental para optimizar tu situación fiscal.

Modificaciones legislativas recientes

En los últimos años se han producido varios cambios significativos:

• Actualización de los mínimos personales y familiares: Se han incrementado las cuantías que reducen la base para el cálculo de retenciones
• Nuevos tratamientos para familias numerosas: Se han ampliado los beneficios fiscales aplicables
• Adaptaciones por la situación de teletrabajo: Se han clarificado aspectos relacionados con la movilidad geográfica en situaciones de trabajo remoto

«Las continuas adaptaciones del sistema tributario a las nuevas realidades sociales hacen imprescindible revisar anualmente nuestra comunicación de datos al pagador», explica José Ramírez, inspector de Hacienda en excedencia y actual consultor fiscal.

Digitalización del proceso

Una de las tendencias más claras en los últimos años ha sido la progresiva digitalización de los procesos relacionados con el Modelo 145:

• Muchas empresas han implementado sistemas digitales para la presentación del modelo a través de sus portales del empleado
• La Agencia Tributaria ha facilitado versiones electrónicas del formulario con ayudas contextuales para su correcta cumplimentación
• Se han habilitado mecanismos de verificación automatizada que reducen los errores comunes

Caso de éxito: La empresa Tecnologías Avanzadas S.A. implementó en 2022 un sistema digital para la actualización del Modelo 145 que envía recordatorios automáticos a los empleados cuando se producen cambios legislativos relevantes. El resultado ha sido una reducción del 87% en las incidencias relacionadas con retenciones incorrectas.

Próximos pasos: Optimizando tu gestión fiscal

Una vez comprendida la importancia del Modelo 145, es momento de adoptar un enfoque proactivo que te permita mantener optimizada tu situación fiscal a lo largo del tiempo.

Estrategia de revisión periódica

Para asegurar que tus retenciones siempre se ajustan a tu situación real, implementa estas prácticas:

1. Revisión anual obligatoria: Dedica unos minutos cada enero a verificar si tu Modelo 145 refleja correctamente tu situación actual
2. Actualización ante cambios vitales: Crea el hábito de actualizar inmediatamente tu modelo tras eventos como matrimonio, nacimiento de hijos o compra de vivienda
3. Monitoreo de cambios legislativos: Suscríbete a boletines fiscales o configura alertas sobre novedades tributarias
4. Simulación preventiva: Utiliza los simuladores de la Agencia Tributaria para anticipar el impacto de cambios en tu situación

Herramientas y recursos disponibles

Aprovecha estos recursos para optimizar la gestión de tu Modelo 145:

• Calculadora de retenciones: La Agencia Tributaria ofrece una herramienta online que permite calcular el porcentaje de retención que te corresponde
• Aplicaciones móviles: Existen apps específicas que te ayudan a llevar un control de tu situación fiscal
• Servicios de asesoramiento: Considera consultar con un asesor fiscal si tu situación es compleja
• Chatbots informativos: Algunas entidades ofrecen asistentes virtuales especializados en resolver dudas fiscales

¿Te has preguntado alguna vez cuánto podrías ahorrar con una gestión óptima de tus retenciones? No se trata solo de pagar menos impuestos, sino de distribuir adecuadamente tus obligaciones fiscales a lo largo del año para maximizar tu liquidez sin sorpresas desagradables.

La diferencia entre una gestión fiscal reactiva y una proactiva puede suponer miles de euros de diferencia en tu disponibilidad económica mensual, especialmente en situaciones familiares complejas o con múltiples fuentes de ingresos.

¿Estás listo para tomar el control de tus retenciones y optimizar tu relación con la Administración Tributaria?

Preguntas frecuentes

¿Puedo modificar mi Modelo 145 varias veces durante el mismo año?

Sí, puedes presentar un nuevo Modelo 145 cada vez que se produzca un cambio relevante en tu situación personal o familiar. No existe limitación en cuanto al número de veces que puedes actualizarlo, y de hecho es recomendable hacerlo tan pronto como se produzcan cambios que puedan afectar a tus retenciones. El pagador está obligado a considerar estos cambios para el cálculo de retenciones desde el momento en que recibe la comunicación.

¿Qué ocurre si detecto que he cometido un error en mi Modelo 145 presentado?

Si descubres que has cometido un error en tu Modelo 145 (ya sea por omisión de información o por datos incorrectos), debes presentar inmediatamente un nuevo modelo con la información correcta. No existe un procedimiento específico de «rectificación»; simplemente se presenta un nuevo formulario que sustituye al anterior. Es importante hacerlo lo antes posible para minimizar el impacto en tus retenciones. El pagador aplicará los nuevos datos desde el momento de la comunicación, pero no tiene obligación de regularizar las retenciones de periodos anteriores.

¿El Modelo 145 afecta a la cuantía final de impuestos que pago, o solo a las retenciones mensuales?

El Modelo 145 afecta exclusivamente a las retenciones que se practican mensualmente en tu nómina o pensión, no a la cuantía final de impuestos que debes pagar. La cantidad total de IRPF que corresponde a un ejercicio fiscal se determina al realizar la declaración anual de la Renta, independientemente de las retenciones que se hayan aplicado durante el año. Sin embargo, unas retenciones bien ajustadas a través del Modelo 145 evitan sorpresas desagradables (tener que pagar una cantidad importante) o prestamos sin interés a la Administración (recibir una devolución considerable) cuando presentas tu declaración.